Preguntas frecuentes
Es un medio de comunicación a disposición de todos aquellos colectivos definidos: clientes, participantes, empleados, profesorado y proveedores, con acceso a este canal. A través de este medio se pueden enviar comunicaciones referidas a los ámbitos de aplicación del Código Ético o de cualquier otra política y norma interna de aplicación.
Es un medio de comunicación que forma parte del Sistema Interno de Información que ponemos a disposición de sus grupos de interés tanto internos (empleados, accionistas, consejeros, directivos, becarios, agentes, personal de ETT, etc.), como externos (contratistas, proveedores, subcontratistas, empleados de los terceros, etc.), para facilitar la comunicación confidencial de irregularidades que puedan advertirse en el desarrollo de la actividad profesional y que puedan suponer un incumplimiento de la legislación vigente, del Código de Conducta. Los principios y garantías que rigen el Sistema de Información, en el que se integra este Canal, se regulan en el Protocolo de Gestión del Canal de Denuncias y la Política de Privacidad, (disponible todo ello en esta plataforma).
El compromiso de VIVEROS CAMPIÑAS con una cultura ética y de cumplimiento se materializa en la voluntad de resolver todas las dudas que una persona pudiera plantearse, y/o la posibilidad de dar a conocer situaciones o conductas irregulares, así como en la adopción de medidas adecuadas ante potenciales incumplimientos o, en su caso, reparar sus consecuencias y evitar que el daño se repita en el futuro. De esta forma, reafirmamos nuestra voluntad de cumplimiento de la legislación y de las normas internas.
Los empleados, y los terceros con los que nos relacionamos, pueden comunicar el conocimiento o sospecha motivada de conductas irregulares o que puedan suponer un incumplimiento de la legislación vigente, del Código de Conducta y del resto de normativa interna, todo ello relacionado con:
- Acoso laboral o sexual
- Discriminación
- Fraude
- Corrupción
- Malversación de recursos
- Blanqueo de Capitales y financiación de terrorismo
- Abuso de poder
- Conflicto de intereses
- Incumplimiento de normas legales
- Problemas de seguridad
- Medioambiente
- Protección de datos
- Cualquier otro acto constitutivo de ilícito
Además, también pueden plantearse dudas o consultas al respecto.
Este Canal de Denuncias NO está pensado para comunicar:
- Cuestiones interpersonales que pertenezcan al ámbito privado o de índole laboral que no supongan un incumplimiento, o que no se incluyan entre las materias objeto de comunicación;
- Emergencias sobre la seguridad o la vida de las personas que requieran una atención inmediata, para lo cual deberá contactarse con las autoridades policiales o con los servicios de emergencia de cada localidad.
Este Canal de Denuncias tampoco es la vía de comunicación para que los colaboradores o los proveedores hagan llegar sus reclamaciones (siempre que no supongan un incumplimiento), ni tiene la funcionalidad de Servicio de Atención al Cliente para atender quejas y/o reclamaciones de clientes (salvo aquellas que supongan un incumplimiento de la regulación).
Para cada una de estas casuísticas, disponemos de las correspondientes vías habilitadas y especializadas: para colaboradores, proveedores y Servicio de Atención al Cliente.
No se admitirán a trámite las denuncias que no cumplan con los siguientes requisitos:
- Debe realizarse la denuncia de buena fe, sin ánimo de perjudicar sin motivo, ni reportando hechos falsos a sabiendas.
- Los hechos denunciados deben contener un mínimo de fundamento, no se aceptarán hechos absolutamente infundados o carentes de verosimilitud.
- La denuncia debe estar relacionada con el ámbito objetivo o material del Canal, contemplado en la Política y en el Procedimiento de Gestión del Canal de Denuncias.
- Debe ser realizada por alguno de los colectivos susceptibles de denunciar a través del Canal (personal interno o terceros externos a la entidad), detallados en el Procedimiento de Gestión del Canal de Denuncias.
Se garantiza el anonimato de quienes deseen no proporcionar su identidad a la hora de presentar una denuncia o consulta. Además, sea cual sea la vía que utilice el informante, VIVEROS CAMPIÑAS no intentará averiguar su identidad proactivamente. No obstante, se anima a que los denunciantes se identifiquen a fin de poder obtener más información acerca de los hechos denunciados. En todo caso, se garantizará la máxima confidencialidad sobre la identidad del denunciante que desee identificarse.
Al igual que en las denuncias nominativas, el denunciante tendrá la posibilidad de conocer el estado de la denuncia a través del «código de referencia» asignado en la plataforma del Canal.
Estando alineados con los más altos estándares y en cumplimiento de la normativa, ha implementado las medidas de seguridad informática oportunas para garantizar el borrado automático de los accesos al Canal de Denuncias y, por tanto, que no se pueda conocer la identidad de un denunciante anónimo.
El Órgano de Control o Comité Ético de VIVEROS CAMPIÑAS. Los miembros del Comité Ético inician las correspondientes investigaciones. Si se considera necesario se externaliza la investigación. Las personas que intervengan en la investigación están sujetas también al deber de confidencialidad y a la política de privacidad.
Únicamente podrán acceder a las comunicaciones recibidas en el Canal de Denuncias el Responsable del Sistema Interno de Información y quien, debidamente autorizado, preste soporte al Responsable en la tramitación e investigación de las denuncias/consultas.
Una vez cumplimentados todos los datos requeridos en el formulario y enviada la denuncia a través de la plataforma online, a ésta se le asigna un «código de referencia» que permitirá consultar el estado de la denuncia, sea nominativa/no nominativa o anónima. Para poder conocer el estado de la denuncia presentada, así como consultar si se han requerido aclaraciones y/o nueva documentación relacionada con la comunicación, es imprescindible que el denunciante conserve el código facilitado por la propia plataforma junto con el acuse de recibo de la recepción de la denuncia.
Toda denuncia recibida a través de esta plataforma será incorporada en el Libro Registro de la misma.
Recibida y registrada la denuncia, el Responsable del Sistema Interno de Información realizará un análisis de los hechos y decidirá sobre su admisión o inadmisión a trámite, informando de ello al denunciante. En caso de admisión a trámite, el Instructor designado se encargará de la investigación interna de los hechos comunicados de conformidad con la Política del Sistema Interno de Información y Protección del Informante, el Procedimiento de Gestión del Canal de Denuncias y demás normativa interna y externa aplicable.
El denunciado será informado de las infracciones, por acción u omisión, que se le atribuyen mediante comunicación sucinta de los hechos.
Esta comunicación tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación, y de acuerdo con la normativa legal aplicable.
Una vez finalizado el proceso de investigación de la denuncia, el resultado es comunicado al denunciante. Si, tras la investigación, resultasen confirmados los hechos, se adoptarán las medidas necesarias para corregir y poner fin al acto denunciado y, si procede, se aplicarán las medidas pertinentes y/o el régimen disciplinario que proceda.
En todo caso, cualesquiera hechos que puedan suponer una denuncia, aunque no se utilice esta plataforma, y que sean conocidos por el Responsable del Sistema, se documentarán igualmente en esta plataforma y en el Libro Registro de la misma.
Se aconseja que el denunciante aporte todo los datos e información de los que disponga con el objetivo de poder valorar e investigar los hechos de forma eficaz. En la medida de lo posible es recomendable que las denuncias estén soportadas por medio de pruebas documentales, siendo también admisibles las pruebas testificales y los instrumentos de reproducción de palabras, imágenes y sonidos (especialmente si la denuncia verse específicamente sobre el contenido de un fichero / documento). En todo caso, cabe la posibilidad de que se solicite al denunciante la aportación de información y/o documentación adicional.
Puede consultar el estado de su denuncia/consulta mediante el «código de referencia» asignado y facilitado automáticamente por la propia plataforma junto con el acuse de recibo de la recepción de la denuncia. Para ello deberá acceder al apartado «Seguimiento denuncia/consulta».
Este «código de referencia» únicamente le será mostrado en el momento de envío del acuse de recibo, por lo que resulta imprescindible su conservación, ya que en caso contrario no podrá conocer el estado de la denuncia/consulta presentada, ni si se le han solicitado aclaraciones y/o documentación adicional.
Se informará al denunciante de la finalización de la investigación y de sus principales conclusiones en un plazo máximo de tres (3) meses a contar desde la recepción de la comunicación, salvo casos de especial complejidad que requieran una ampliación del plazo, que podrá extenderse hasta un máximo de otros tres (3) meses adicionales.
Es imprescindible guardar y conservar correctamente el «código de referencia» que facilita la propia plataforma junto con el acuse de recibo de la recepción de la denuncia en el momento de presentar una denuncia/consulta, ya que en caso contrario no podrá saber si esta ha sido admitida a trámite o no, conocer el estado de la denuncia presentada, o si le han solicitado aclaraciones y/o documentación adicional. En el caso de las denuncias anónimas, dicho «código de referencia» será el único modo de acceder a esta información.
Quien haya sido objeto de denuncia, será informado por parte del Responsable del Sistema Interno de Información sobre:
La recepción de la denuncia.
El hecho del que se le acusa de manera sucinta.
Los departamentos y terceros que, en su caso, podrán ser destinatarios de la denuncia.
Cómo ejercitar sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición, así como el de portabilidad de los datos personales y el de limitación del tratamiento de los mismos, de conformidad con la normativa de protección de datos interna y externa.
En ningún caso se informará al denunciado sobre la identidad y datos personales de la persona denunciante. Garantizamos la máxima confidencialidad de la identidad del denunciante en todo el proceso de gestión de las denuncias. La identidad del informante sólo podrá ser comunicada a la autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la autoridad administrativa competente, en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, sin perjuicio de cualquier otra normativa que pudiera resultar de aplicación. Las revelaciones hechas en virtud de ello estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En particular, se informará al denunciante de ello antes de revelar su identidad, salvo que dicha comunicación pudiera comprometer la investigación o el procedimiento administrativo o judicial en curso o posterior o no fuera acorde con el criterio establecido por la autoridad judicial o administrativa competente.
Asimismo, todas las personas que, por razón de las funciones que desempeñen, tengan conocimiento de las denuncias que se formulen, están obligadas a guardar secreto profesional sobre la identidad de la persona denunciante y cuanta información o datos tengan acceso, siendo una infracción muy grave el incumplimiento de este deber.
NO. VIVEROS CAMPIÑAS prohíbe de forma expresa y no tolerará ningún tipo de represalia contra las personas que presenten una denuncia/consulta, así como contra aquellas que participen o ayuden en la investigación de la misma, siempre que hayan actuado de buena fe y no hayan participado en el acto denunciado. Se adoptarán todas las medidas que sean necesarias para garantizar este aspecto.
Las denuncias han de realizarse siempre de buena fe y deben estar fundadas en sospechas o indicios fundados de los que razonablemente pueda desprenderse la realización de un comportamiento irregular, ilícito o delictivo. A título de ejemplo, se considerarán denuncias de mala fe aquellas que se realizan suplantando la identidad del denunciante, detallando hechos que no son ciertos, involucrando a personas que no han tenido relación con los hechos denunciados (aun siendo éstos ciertos), con la única finalidad de perjudicar a otras personas, obtener algún beneficio en el trabajo o eludir deberes laborales.
La formulación de una denuncia falsa y/o de mala fe puede suponer que se adopten las medidas disciplinarias que correspondan contra la persona que haya formulado la denuncia.
Adicionalmente, la formulación de una denuncia falsa podría ser constitutiva de delito.